eHBA: Kosten- und Anbieter-Vergleich + Funktionen

Nils Buske

16. August 2021

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Die Digitalisierung des Gesundheitswesens im Gewand der Telematikinfrastruktur schreitet voran. Unabdingbar für den Betrieb einiger Funktionen, wie z.B. die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, als auch gesetzlich verpflichtend vorzuhalten ist der elektronische Heilberufsausweis (eHBA). Der e-HBA dient vornehmlich der Legitimation des Karteninhabers als Heilberufsangehörigen. Je nachdem ob dieser Arzt, Zahnarzt, Psychotherapeut oder Apotheker ist erhält dieser einen eArztausweis, eZahnarztausweis, ePsychotherapeutenausweis oder eApothekerausweis. Wichtig ist, dass ein moderner eHBA Generation 2 beantragt wird. Die Beantragung kann bei der jeweiligen Ärztekammer als auch bei einem Vertrauensdiensteanbieter erfolgen. Welche Kosten dadurch entstehen, ob eine Kostenerstattung möglich ist und noch viele weitere Informationen über den HBA-Ausweis erhalten Sie hier.

Was ist der elektronische Heilberufsausweis?

Der elektronische Heilberufsausweis (eHBA, englisch Health Professional Card, HPC) ist eine personalisierte Chipkarte im Scheckkartenformat. Er ähnelt dem Personalausweis, ist jedoch ausschließlich für Heilberufsangehörige vorgesehen. Zum Einen fungiert er als Sichtausweis und zum Anderen legitimiert er den Inhaber als Arzt, Zahnarzt, Psychotherapeut, Notfallsanitäter/Rettungsassistenten oder Apotheker in der digitalen Telematik-Infrastruktur (TI). Ebenso ist der Träger mit dem E-Heilberufsausweis in der Lage, eine rechtssichere elektronische Unterschrift zu erstellen, auch qualifizierte elektronische Signatur (QES) genannt.

In Abhängigkeit von der jeweiligen Berufsgruppe des Karteninhabers spricht man synonym auch von einem eArztausweis, eZahnarztausweis, ePsychotherapeutenausweis oder eApothekerausweis.

Der neue eHBA Generation 2 ist eine NFC-fähige Smartcard und wird für bestimmte TI-Anwendungen verpflichtend benötigt. Heilberufsausweise der älteren Generation (g0 und g1) sind Auslaufmodelle.

EHBA Funktionen

Grob zusammengefasst hat der eHBA die Funktion, den Karteninhaber eindeutig als Angehörigen der jeweiligen Berufsgruppe (Arzt, Apotheker, Psychotherapeut usw.) auszuweisen. Diese Legitimation ist im Rahmen der Telematikinfrastruktur elementar, um bestimmte Funktionen, wie z.B. Medikationspläne, mit einer rechtssicheren elektronischen Unterschrift zu genehmigen. Gemäß E-Health Gesetz wird die innerärztliche Kommunikation nur dann gefördert, wenn sie per QES erfolgt.

Im Folgenden haben wir die eHBA Funktionen in einer Übersicht für Sie zusammengetragen:

Info: Die Nutzung der Telematikinfrastruktur setzt nicht nur den eHBA voraus. Zusätzlich benötigt wird der Praxisausweis (SMC-B), ein Konnektor (vergleichbar mit einem DSL-Router), E-Health-Kartenterminals (u. U. auch mobile Kartenterminals, sofern Pflegeheim- oder Hausbesuche durchgeführt werden), VPN-Zugangsdienst und Internetanschluss sowie ein Update der Praxissoftware.

EHBA Fristen: Wann wird er zur Pflicht?

Der eHBA wird spätestens dann zur Pflicht, wenn die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) eingeführt wird. Ursprünglich sollte dies bereits zum 01.01.2021 geschehen sein, die Frist für Vertragsarztpraxen wurde jedoch auf den 01.10.2021 verschoben. Benötigt wird ein elektronischen Heilberufsausweis Generation 2 (eHBA G2). Ältere HBA-Ausweise müssen ausgetauscht werden. Genau genommen, ist der eHBA bereits seit 01.07.2021 mit der Einführung der elektronischen Patientenakte (ePA) verpflichtend.

Derzeit sind viele Praxen noch nicht bereit für digitale Anwendungen im Gesundheitswesen, da sie nicht über die notwendige Hard- und/oder Software verfügen. Ebenso wurden die systemüberprüfenden Feldtest verzögert, die nun erst in der zweiten Augusthälfte starten sollen. Ob das gesamte Telematiksystem zum 01.10.2021 technisch funktionierten wird, ist noch unklar. Es ist nicht gänzlich auszuschließen, dass die Frist nochmals verlängert wird. Für das E-Rezept gilt derzeit der 01.01.2022 als Stichtag für alle gesetzlich Versicherten.

Seit dem 01.07.2021 müssen Vertragsärzte in der Lage sein, die ePA befüllen zu können. Auch dafür ist ein eHBA notwendig. Gemäß § 341, Absatz 6 des SGB V dürfen Kassen(zahn)ärztlichen Vereinigungen einen Honorarabzug von 1 % vornehmen, sollten geforderte technische Komponenten zur Umsetzung nicht vorhanden sein.

Was benötige ich, um den eHBA zu beantragen?

Bevor der eHBA produziert wird, muss der Antrag bei der zuständigen Ärztekammer geprüft werden. Nach erfolgreicher Prüfung erhält der Antrag eine Vorgangsnummer. Sollte die zuständige Kammer des Antragstellers ausschließlich Anträge mit Vorbefüllung genehmigen, dann wird die Vorgangsnummer zwingend benötigt.

Außerdem muss ein Ausweisdokument (Personalausweis, Reisepass mit Meldebescheinigung oder elektronischer Aufenthaltstitel (EAT)) bereitgehalten werden, da der elektronische Heilberufsausweis ein personenbezogenes Dokument ist. Weiter wird ein aktuelles digitalisiertes Passbild für den eHBA benötigt, sowie ggfs. die Anmeldedaten für die Ärztekammer.

Nachfolgend der exemplarische Ablauf einer eHBA-Beantragung bei T-Systems:

• Vorbereitung
  • Bereithaltung aller notwendigen Informationen (Ausweisdokument, Passbild, ggfs. Anmeldedaten für die Ärztekammer)
• Anforderung
  • Auswahl der Ärztekammer
  • Weiterleitung an das Antragsportal der Ärztekammer oder Fortsetzung im T-Systems-Antragsportal
  • fertiges Dokumentenpaket speichern und ausdrucken
• Identifizierung
  • PostIdent oder KammerIdent
• Freigabe
  • erfolgt durch die Ärztekammer
• Versand
  • per Einschreiben
  • zeitversetzte Zusendung des PIN-/PUK-Briefes
• Aktivierung
  • Optimalfall: über das Praxisverwaltungssystem (PVS)
  • Alternativ mit dem Pin-/Puk-Tool, falls PVS Hersteller falls keine Möglichkeit zur Aktivierung der Karte bietet
• Freischaltung
  • erfolgt im Antragsportal

Wo kann man den eHBA beantragen?

Der eHBA kann im jeweilig zuständigen Mitgliederportal der Ärzte-, Bezirksärzte-, Landesärzte-, Landeszahnärzte- oder Landespsychotherapeutenkammer beantragt werden. Diese Institutionen sind Herausgeber des elektronischen Heilberufsausweises. Ebenso möglich ist die Beantragung über das Antragsportal eines Vertrauensdiensteanbieters. In jedem Fall wird vor der Bestellung des elektronischen Heilberufsausweises der Antrag von der zuständigen Kammer geprüft.

An die Produktion und Verwaltung des eHBA werden hohe Sicherheitsanforderungen gestellt, weswegen nur zugelassene Anbieter, sogenannte Vertrauensdiensteanbieter (VDA), dazu berechtigt sind. Zu nennen ist hier vor allen Dingen die Daten- und IT-Sicherheit. Vier Anbieter sind von der Bundesnetzagentur akkreditiert worden.

Wie lange dauert die eHBA-Wartezeit nach Beantragung?

Grundsätzlich entstehen keine Nachteile (1 %-ige Honorarkürzung bei Verzug), sofern der eHBA spätestens am 30.06.2021 beantragt worden ist. Die Zeitspanne zwischen Antragstellung und Auslieferung sollte in der Regel zwischen 15 - 20 Werktage dauern. Im April sprach die KBV noch von einer langen Wartezeit von zwei bis drei Monaten, da die Kartenhersteller zu dieser Zeit mit der Anzahl der Bestellungen überfordert waren.

Bereits im Mai hieß es jedoch in einem Tweet von Markus Leyck Dieken, Geschäftsführer der Gematik, dass die Lieferengpässe bei den eHBA-Herstellern überwunden worden sind. Es gibt ausreichend Kapazitäten und die Wartezeit beträgt etwa 6 Wochen:

Meldungen von Lieferengpässen bei den Herstellern des #eHBA sind nicht mehr aktuell. Derzeit gibt’s ausreichend Kapazitäten. 👌Bearbeitung mit allen Schritten dauert regelhaft ca. 6 Wo. Bitte bestellen Sie Ihren Ausweis.👍Infos auf den Kammer-Websites. #eAU #eRX #eArztbrief #KIM pic.twitter.com/sBRPbrhP1A

— Markus Leyck Dieken (@MLeyckDieken) May 3, 2021

eHBA Generation 0, 2 und 2.1

Es existieren mehrere eHBA Generationen, wobei die Generation 2 (g2) für einige TI-Anwendungen (u.a. NFDM, eMP, KIM) vorausgesetzt wird. Da ab 01.10.2021 die eAU eingeführt wird, wird spätestens ab diesem Datum der eHBA G2 benötigt. Genau genommen müsste dieser schon ab Einführung der (ePA) am 01. Juli 2021 bereitgehalten worden sein.

Die Vorgängerversion g0 kann jedoch weiterhin für die qualifizierte elektronische Signatur (QES) von eArztbriefen via KV-Connect, für Laborüberweisungen oder für die Übermittlung der elektronischen Sammelerklärung der Online-Abrechnung genutzt werden.

Mittlerweile steht auch der eHBA g2.1 zur Verfügung. Die Unterscheide zwischen den einzelnen Generationen:

• eHBA Generation 0
  • Unterstützung der Stapelsignatur auch ohne den Konnektor der TI als Signaturanwendungskomponente
• eHBA Generation 2
  • Unterstützung der Stapelsignatur nur mit dem Konnektor der TI als Signaturanwendungskomponente.
  • ermöglicht Nutzung bestimmter TI-Anwendungen
• eHBA Generation 2.1
  • Unterstützung der Stapelsignatur mit und ohne Konnektor der TI als Signaturanwendungskomponente.

Weiter bestehen sichtbare Unterschiede auf der jeweiligen Karte zwischen den Generationen. Während sehr alte Modelle gar keinen Chip haben, hat die Generation 1 zwar einen Chip, jedoch kein aufgedrucktes Logo der Ärztekammer. Ab eHBA g2 ist sowohl ein Chip integriert als auch das Ärztekammer-Logo oben rechts sowie in der Mitte aufgedruckt. Wurde der elektronische Heilberufsausweis ab 01.10.2020 geordert, dann handelt es sich um einen eHBA Generation 2.

EHBA Kosten und Anbieter Vergleich

Die eHBA Kosten variieren von Anbieter zu Anbieter, mitunter auch von der Berufsgruppe (Arzt, Apotheker etc.). Der Nettopreis liegt pro Jahr bei etwa 84 €, hochgerechnet auf die Gültigkeitsdauer eines elektronischen Heilberufsausweises von 5 Jahren sind das ca. 420 € zzgl. MwSt.

Im Anbietervergleich nehmen sich die Kosten für einen eHBA nicht viel. Wer sich jedoch den einen oder anderen Euro sparen möchte, der sollte genauer hinschauen. Während der HBA-Ausweis bei medisign und D-Trust etwas teurer ist, kommen Sie bei der Telekom etwas günstiger weg. Benötigen Sie keinen eApothekerausweis, dann ist SHC minimal günstiger. Doch bedenken Sie, dass der Preis nicht immer der wichtigste Vergleichsmaßstab ist. Die zur Verfügung gestellte Hardware sowie der Kundensupport und anderweitige Serviceleistungen des jeweiligen Anbieters sind mindestens ebenso wichtig.

Wer trägt die eHBA Kosten: Arbeitgeber oder Arbeitnehmer?

Die Frage, ob die Kosten für den eHBA vom Arbeitnehmer oder vom Arbeitgeber zu tragen sind, ist noch nicht geklärt und kann zu einem Spannungsverhältnis beider Parteien führen. Trotz der relativ geringen Kosten von etwa 450 € pro 5 Jahre, wird es vor allem für MVZ (Medizinische Versorgungszentren) and angestellte Ärzte “betriebsinternen Sprengstoff” geben. Der BMVZ hat das Spannungsfeld skizziert und Argumentationsgrundlagen beider Seiten dargelegt.

Irene Mitteldorf, Justiziarin der ZÄK Berlin, ergreift in der Kostenfrage Partei für den angestellten Zahnarzt. Es ist ausreichend, wenn pro Praxis/MVZ ein eHBA vorhanden ist. Verlangt der Arbeitgeber dem Zahnarzt die Anschaffung eines eHBAs ab, so hat er auch die Kosten dafür zu tragen. Im Falle einer Beantragung mit anschließender Refinanzierung, ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, dem angestellten Zahnarzt diesen Betrag weiterzuleiten, sofern dieser den eZahnarztausweis aus eigenem Antrieb beantragt.

Kostenerstattung und Betriebskostenpauschalen

Bezüglich der Kostenerstattung des eHBA gibt es Pauschalen, die bei der zuständigen KV ausbezahlt werden können. Zu diesen Betriebskostenpauschalen gehören:

• Ärzte & Psychotherapeuten: 11,63 €/Quartal & Karte
• Zahnärzte: 233 € als Einmalzahlung für 5 Jahre pro Karte
• Apotheken: 449 € als Einmalzahlung für 5 Jahre pro Karte

Bei eHBA Kosten von etwa 100 € brutto, entspricht dies für Ärzte & Psychotherapeuten eine etwa 50 %-ige Refinanzierung. Da die Anzahl der erstattungsfähigen eHBAs je Praxis bei der eHBA Kostenerstattung nicht limitiert ist, erfahren MVZs dadurch keinen Nachteil.

Hinsichtlich des Nachweises für die Erstattung der Kosten liegen folgende Informationen vor:

• KV Bayern: Kostenerstattung erfolgt im Rahmen der Praxen-Anbindung an die TI ohne gesonderte KV-Beantragung.
• KV Thüringen: Erhalt der Betriebskostenpauschale setzt den Nachweis des Versichertenstammdatendienstes (VSDM) der Betriebsstätte voraus.
• KZV Nordrhein: Beantragung der Kostenerstattung erfolgt online über das Serviceportal myKZV.
• Apotheken: Nachweis über den Nacht- und Notdienstfonds des DAV.