Praxissoftware kaufen und vergleichen

Die unbeliebte Praxissoftware birgt viel Potenzial

In der Theorie ist die Praxissoftware ein hervorragender Helfer bei der Digitalisierung von analogen Arbeitsprozessen. Ihre Praxis erfährt u.a. durch das digitale Termin- und Abrechnungsmanagement einen enormen Effizienzschub. Aufgrund der verpflichtenden Aushändigung einer elektronischen Patientenakte (ePa) auf Anfrage sind Sie als Arzt ohnehin dazu gezwungen, mit einer Arztsoftware zu arbeiten.

Die Dreiecksbeziehung zwischen Arzt-Computer-Patient ist mittlerweile so weit ausgeprägt, dass Ärzte mehr und mehr mit administrativen Aufgaben beschäftigt sind, als mit der Patientenversorgung. Und das, obwohl die Praxissoftware bzw. der Computer nur als simulierte Papierakte wahrgenommen wird, da die automatisierte Entscheidungsunterstützung oder Entlastung sich noch im Anfangsstadium befindet. Dieser Zustand ist bei US-amerikanischen-Ärzten sogar so dramatisch, dass diejenigen, die mit ePa und computergestützten Auftragserfassungssystemen arbeiten, ein höheres Risiko für Burnout haben.

Bei allem Verdruss kann die Praxissoftware bei ausreichender Kenntnis und Ausnutzung des gesamten Funktionsumfangs die Effizienz Ihrer Arztpraxis steigern. Dies setzt allerdings voraus, dass die Arztsoftware 2 Kriterien erfüllen kann: Funktionsabdeckung und Benutzerfreundlichkeit. Das Praxisprogramm kann allerdings (theoretisch) noch viel mehr:

• Steigerung der Impfquote
• Erfassung des Raucherstatus: Potenziell weniger Raucher bzw. bessere “Umsorgung” (Beratung, Medikamente) der rauchenden Patienten durch Erinnerungen der Praxissoftware an den Arzt
• Erfassung der Anamnese
• Übernahme von Patienteninformationen und -schulungen
• Verwertung des Genoms für eine personalisierte Pharmakotherapie
• Übernahme körperlicher Untersuchungen (z.T. schon in der Arbeitsmedizin vorhanden): Größe, Gewicht, Temperatur, Lungenfunktion, EKG etc.

Grundfunktionen, Zusatzmodule und branchenspezifische Praxissoftware-Systeme

Es ist schwierig, die zahlreichen am Markt verfügbaren Praxissoftware-Produkte miteinander zu vergleichen und das richtige auszuwählen. Im Allgemeinen teilen sich die verschiedenen Arztsoftwares jedoch einen gemeinsamen Nenner: die Grunfunktionen, bestehend aus Patientenmanagement (meist inkl. Abrechnung) und Behandlungsdokumentation. Je nach Fachgebiet des Arztes, bieten branchenspezifische Software-Lösungen einen spezielleren Fokus. Ebenso gibt es diverse Zusatzmodule. Je nach Praxisgröße und Anforderungen müssen Sie abwägen, ob und welche Erweiterungsmodule zusätzlich benötigt werden. Üblicherweise verursachen diese Extrakosten.

Vorteile einer Praxissoftware

Je mehr Patienten Sie behandeln, desto unübersichtlicher wird die Verwaltung. Ab einem bestimmten Patientendurchsatz müssen Sie Prozesse rationalisieren, sonst verschenken Sie berechtigte Einnahmen und verlieren zu viel Zeit! Wenn Sie Ihr Forderungsmanagement noch händisch per Papier erledigen, verlieren Sie sehr wahrscheinlich Einnahmen durch unbezahlte Forderungen. Nutzen Sie hingegen eine Praxissoftware, dann arbeitet Ihre Arztpraxis effizient, transparent und organisiert. Planen Sie eine Praxisneugründung, dann benötigen Sie in jedem Fall eine Arztpraxissoftware als graue Eminenz.

Da die Praxissoftware auf vielen Ebenen ein Zugewinn ist, haben wir für Sie eine kompakte Übersicht der Vorteile erstellt:

So die Theorie. Wir wissen, dass viele Praxisinhaber in Deutschland unzufrieden mit Ihrer Praxissoftware sind. Wenn Sie Ihre Arztsoftware wechseln möchten, dann beauftragen Sie einfach uns damit. Wir finden den richtigen Anbieter für Sie!

Unterschied zwischen Praxissoftware und Praxismanagementsoftware

Da Praxissoftware und Praxismanagementsoftware keine geschützten Begriffe sind und manchmal synonym verwendet werden, lässt sich hier keine pauschale Antwort auf die Frage des Unterschieds geben.

Allgemein zielt die Praxissoftware jedoch eher auf patientenbezogene Aufgaben (medizinische Dokumentation, Medikamentenverordnung, Abrechnung etc.) ab. Ein Bsp. für eine Praxissoftware ist “x. comfort” von Medatixx.

Die Praxismanagementsoftware/Praxisverwaltungssoftware hingegen ist für die interne Organisation des Unternehmens/der Arztpraxis zuständig. Man kann sie mit einer ERP-Software (Enterprise-Resource-Planning) vergleichen, die für Arztpraxen entwickelt worden ist. Ein Bsp. für eine Praxismanagementsoftware ist “prima!” von Medatixx.

Das Arztinformationssystem (AIS) trat im Zuge der “Elektronische Arzneimittelinformationen-Verordnung” (EAMIV) in Kraft und zielt konkret auf Informationen bzw. Informierung zu neuen Arzneimitteln ab. Man erhofft sich dadurch, dass das AIS die Zahl der Verordnungen von neuen Arzneimitteln mit einem Zusatznutzen erhöht.

Übersicht: Die wichtigsten Anbieter von Praxissoftware vergleichen

Als Arzt hat man in der Regel keinen umfassenden Überblick über den Praxissoftware-Markt und vermutlich haben Sie auch keine Lust darauf, die zahlreichen Anbieter miteinander zu vergleichen. Wir haben für Sie eine Liste zusammengestellt, die gleichzeitig ein Ranking enthält.

Wir orientieren uns dabei an den Installationsstatistiken von Softwaresystemen der KBV. Das Ranking spiegelt lediglich die quantitative Häufigkeit der Installationen wider. Das Marktanteile-Ranking der nachfolgenden Vergleiche muss nicht zwangsläufig mit der Zufriedenheit der Ärzte mit dieser Arztsoftware korrelieren. Die Aussage, dass man mit der Praxissoftware, die auf Platz 1 steht, zufriedener ist, als mit der, die auf Platz 19 steht, gilt nicht vollumfänglich. Es kann aber sicherlich ein potentieller Indikator sein.

Eine pauschale Antwort auf die Frage “welche ist die beste Praxissoftware” kann nicht gegeben werden. Es ist jedoch auffällig, dass Medistar und Turbomed (beide von Compugroup) überdurchschnittlich häufig über mehrere Fachbereiche hinweg installiert werden.

Pflicht für Praxissoftware: Regelmäßige ADT Zertifizierung

Die ADT-Schnittstelle (Abkürzung für Abrechnungsdatentransfer) ermöglicht einen bundeseinheitlichen digitalen Datentransfer zwischen Arztpraxis und Kassenärztlicher Vereinigung. Hinsichtlich der Abrechnungsvorschriften gibt es jedoch föderale Unterschiede zwischen den 17 KVen.

Die Abrechnungstauglichkeit jeder Praxissoftware muss sich regelmäßig einer Überprüfung der Prüfstelle der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) unterziehen. Die Notwendigkeit ist gesetzlich festgeschrieben (SGB V, Qualitäts­sicherungs­ver­ein­barungen und Richtlinien des Gemeinsamen Bundes­aus­schusses). Bei erfolgreicher Prüfung wird die Software zertifiziert, was für den Gebrauch und Verkauf der Software zwingend notwendig ist. Ein Grund für die regelmäßigen Zertifizierungen sind gesetzliche oder vertragliche Vorgaben. Dies hat zur Folge, dass sich die Schnittstelle jedes Abrechnungsquartal ändert.

Es wird nur geprüft, was gesetzlich erlaubt ist. Eigenschaften wie Nutzerfreundlichkeit und Systemstabilität zählen nicht darunter. Neben der elektronischen Abrechnung werden noch viele andere Anforderungen begutachtet, darunter bspw.: Labordatentransfer, medizinische Dokumentation, Disease-Management-Programme, Blankoformularbedruckung. Ebenfalls wichtig ist die Kontrolle, ob die Praxissoftware gemäß § 73 Abs. 8 SGB V eine manipulationsfreie Verordnung von Arzneimitteln gewährleistet.

Bei einer zertifizierten Praxissoftware können Sie sich also sicher sein, dass sie gesetzeskonform arbeitet bzw. arbeiten sollte. Je nach Verfügbarkeit von IT-Ressourcen passiert das bei den Anbietern mal schnell und mal weniger schnell.

Praxissoftware wechseln - Zusatzkosten möglich

Die Gründe für einen Wechsel der Praxissoftware sind vielschichtig, jedoch wird er aus Angst vor Komplikationen gerne hinausgezögert. Damit sind Sie nicht allein. Die häufigsten Wechselgründe sind folgende:

• Verteuerung der Wartungsrechnungen
• Die Praxissoftware arbeitet nicht stabil und schnell genug
• In Folge neuer Hardware oder Betriebssysteme entstehen Kompatibilitätsprobleme mit der bestehenden Arztpraxissoftware
• Service & Support des jetzigen Anbieters sind schlecht (vor allem lange Wartezeiten in Zeiten des Quartalswechsels)
• Inspiration und Austausch mit anderen Praxen, die mit anderer Praxissoftware arbeiten

Die größte Angst bei einem Wechsel der Praxissoftware ist ein Datenverlust. Der Export/Import bzw. die Konvertierung ist schwierig, da jede Software ihr eigenes Dateiformat besitzt.

Infolge der Datenkompatibilitätsprobleme bei einem Praxissoftware-Wechsel entstand die BDT-Schnittstelle (BehandlungsDatenTransfer). Mit Hilfe von BDT wurde schon vielen Ärzten beim Umstieg geholfen. Dennoch werden nicht alle Daten eins zu eins übertragen.

Rechnen Sie bei einem Praxisprogramm-Wechsel nicht mit der Unterstützung seitens Ihres bisherigen Anbieters. Dies muss sehr wahrscheinlich Ihr neuer Anbieter für Sie übernehmen. Für Export und Import der Daten können Kosten anfallen. Diese Kosten können Sie sich sparen, wenn Sie von Anfang an die richtige Praxissoftware kaufen. Stellen Sie eine Kaufanfrage und wir helfen Ihnen dabei.

Praxis von analoge auf digitale Arbeitsprozesse umstellen

Trotz der Vorteile, die ein Praxisverwaltungssystem mit sich bringen kann, ist die Umstellung von analoger auf digitale Praxis mit Risiken verbunden. Nicht zuletzt deswegen, weil die Umstellung in der Regel während des laufenden Praxisbetriebs erfolgt. Das IWW empfiehlt eine schrittweise Transformation in 5 Schritten:

1. Eingabe der Grundeinstellungen (Öffnungszeiten, Anlage von Personal und Arbeitszeiten, Benutzer-Anlegung und Rechtevergabe, Kassenbuch-Einrichtung etc.)
2. Patientendaten digitalisieren lassen, mit Hilfe der Einlesung der Versichertenkarte auch schon vor der eigentlichen Softwareschulung
3. Einpflegung der Verordnungen
4. Einrichtung des Terminkalenders
5. Zukünftige Arbeitsprozesse mit digitalem Terminkalender planen

12 Tipps: Praxissoftware kaufen

Bevor Sie für Ihre Praxis eine Praxissoftware kaufen, sollten Sie im Vorfeld einige Dinge berücksichtigen. Nehmen Sie sich lieber etwas mehr Zeit für die Entscheidungsfindung. Ein unüberlegter Kauf kann Sie am Ende teuer zu stehen kommen oder Ihr Personal demotivieren.

1. Beziehen Sie Ihr Personal mit in den Kaufprozess ein, Ihre Mitarbeiter müssen schließlich auch mit der Praxissoftware arbeiten. Ein Alleingang Ihrerseits birgt großes Konfliktpotenzial, dass sich in einem schlechten Arbeitsklima äußert, sofern das Praxisprogramm nicht funktioniert.
2. Schauen Sie sich praxisnahe Einführungsvideos auf Youtube an, benutzen Sie die von einigen Anbietern offerierten Demoversionen oder vereinbaren Sie einen Vorstellungstermin in Ihrer Praxis.
3. Kaufen Sie nicht das All-in-one Paket, wenn Sie es nicht benötigen. Eruieren Sie vorab, welche Funktionen Sie überhaupt benötigen. Tipp: Wenn Sie eine Privatpraxis führen, dann benötigen Sie keine Vertragspraxis-Funktionen.
4. Wählen Sie am besten eine Praxissoftware, die für Ihre Branche konzipiert worden ist, auch wenn die Grundfunktionen bei jeder Branchen-Software im Kern gleich sind.
5. Der Kaufpreis sollte nicht der ausschlaggebende Faktor für den Kauf sein. Fragen Sie sich lieber, welches Praxisprogramm die Bedürfnisse Ihrer Praxis am besten erfüllt.
6. Orientieren Sie sich an Nutzerbewertungen anderer Ärzte. Klicken Sie sich dazu durch unsere Produktauswahl. Beispiel: Für das Arztinformationssystem Albis konnten wir bereits 24 Rezensionen sammeln.
7. Eine kostenlose Praxissoftware muss nicht unbedingt schlecht sein. Die Nutzerbewertungen und Kommentaren zur Open-Source-Software Thera-Pi sind durchweg positiv. Der Support bei kostenfreien Praxisprogrammen ist jedoch eher schlecht.
8. Achten Sie auf die Gegebenheiten der Schnittstellen. Die Verarbeitungsmöglichkeit von KVDT-Daten sollte gegeben sein. Eine LDT-Schnittstelle benötigen Sie für die Labordatenübertragung, GDT ermöglicht die Anbindung von Medizingeräten oder KVConnect.
9. Die Praxissoftware sollte seitens des Anbieters regelmäßig gewartet werden. Allgemeiner Support und Kundenservice sollten in jedem Fall gegeben sein.
10. Treffen Sie den richtigen Zeitpunkt für einen Praxissoftware-Wechsel oder -Kauf. Zu Beginn jedes neuen Quartals sind viele Anbieter meist überlastet und es ist mit wenig Unterstützung zu rechnen.
11. Bedenken Sie auch die Gefahr einer problematischen Datenübertragung, die eventuell nicht funktionieren könnte. Es ist daher ratsam, dass alte Arztpraxisprogramm nicht sofort zu löschen. Manche Anbieter ermöglichen ihren Kunden nämlich auch, alte Programme neben dem neuen laufen zu lassen, was letztlich mehr Sicherheit für Sie bedeutet.
12. Achten Sie auf die Systemkompatibilität. Wenn Sie eine Praxissoftware für Mac kaufen, dann sollten Sie nicht auf einem Windows-Computer arbeiten.

Cloudbasierte Praxissoftware kaufen? Vorsicht!

Es klingt wie ein Traum: das gesamte Praxisverwaltungssystem in die Cloud auslagern und sich nicht mehr um Mac- oder Windows-Hardware- und Software-Updates kümmern. Dieser “Software as a service” läuft nicht lokal auf dem Computer, sondern auf einem externen Server. Das hat zudem den Vorteil, dass Sie standortunabhängig auf die Daten zugreifen können. Sie benötigen lediglich einen Internetzugang und einen Webbrowser.

Auch wenn einige Anbieter mit datenschutzkonformer, webbasierter Praxissoftware werben, so richtig DSGVO-konform ist das ganze nicht. Die KBV empfiehlt keine Patientendaten in die Cloud hochzuladen. Patientendaten unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht und dürfen nicht von Unberechtigten in Augenschein genommen werden. Sollte der Server außerhalb der EU stehen, so gelten die dortigen Gesetze, welche meist nicht mit dem europäischen Datenschutzgesetz konform sind. Auch wenn der Server in Deutschland steht, ist es dem Anbieter theoretisch technisch möglich, sich Zugriff auf diese Daten zu verschaffen, auch wenn diese verschlüsselt sind. Weiter müssen Sie damit rechnen, dass die Daten in der Cloud im Falle eines technischen Defekts oder Insolvenz des Anbieters (temporär) nicht mehr zur Verfügung stehen.

Für die Langzeit-Archivierung von älteren Datenbeständen ist Cloud-Computing allerdings eine Option, sofern:

• die Datenübertragung zwischen Praxis und Dienstleister verschlüsselt abläuft
• die Daten schon vor der Übertragung verschlüsselt werden, sodass nur der Arzt die Möglichkeit der Entschlüsselung besitzt
• eine separate Datentrennung von medizinischen Daten besteht
• der Anbieter nach ISO 27001 oder einer vergleichbaren Norm zertifiziert ist

Kosten

Die Preise für Praxissoftware variieren je nach Anbieter und den benötigten Zusatzmodulen. Daher ist eine pauschale Aussage über die Kosten schwer zu treffen. Erst wenn der konkrete Bedarf ermittelt und eventuell gewünschte Serviceleistungen berücksichtigt wurden, kann eine finale Aussage über den Preis erfolgen. Grundsätzlich sollte man mit einmaligen Anschaffungskosten sowie monatlichen oder jährlichen Gebühren für Updates rechnen. Die wichtigsten Updates finden in der Regel jedes Quartal statt.

Viele Preismodelle rechnen über Arbeitsplatzlizenzen ab, was abhängig von der benötigten Anzahl mehr oder weniger hohe Kosten verursachen kann. Man unterscheidet dabei, ob der Arzt eine oder mehrere Arbeitsplatzlizenzen benötigt und ob diese an die lebenslange Arzt - oder Betriebsstättennummer gebunden ist. Erweiterungen müssen kostenpflichtig nachgebucht werden und sind die treibenden Faktoren für zukünftig höhere laufende Kosten.

Für den Erwerb einer Software-Lizenz gibt es je nach Anbieter die Möglichkeit des Kaufs oder der Miete (Software as a Service - SaaS), wobei das Abo-Modell noch nicht weit verbreitet ist. Mit Preisen zwischen ca. 400 € - 500 € (einmalige Kosten) beim Kaufmodell für die Standard-Module kann jedoch gerechnet werden. Zusätzlich kommen monatlich laufenden Kosten für Updates und Service hinzu, die zwischen 50 € - 200 € liegen. Von hohen Einmalkosten sollte man dennoch nicht zurückschrecken und stattdessen eine 10-Jahreskalkulation inklusive laufender Kosten aufstellen. Dadurch wird klarer, welches Modell sich aus finanzieller Sicht eher lohnt.

Beim Abo-Modell „Software as a Service“ fallen ausschließlich monatliche Kosten an. Diese beginnen bei 50 € und steigern sich ebenso je nach Bedarf auf über 200 €. Ob nun das Miet-Modell oder Kauf-Modell günstiger ist, hängt von Funktionsumfang und Laufzeit ab und muss daher ganz individuell verglichen werden.

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